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各单位、各部门：

学校30周年校庆，既是学校发展史上的重要里程碑，更是学校走向新征程的新起点。30周年校庆属于学校重大活动，所形成的材料极为重要。目前，中国体彩票app下载30周年校庆活动已基本结束，校庆期间，学校各单位（部门）围绕校庆工作，开展了一系列富有特色的庆祝、学术交流等活动，出版和编辑了一系列反映学校和院部发展、学科建设、人才队伍、校友活动的珍贵出版物和音像等资料，这些珍贵的史料，真实反映了中国体彩票app下载的发展历程，凝聚了全校师生员工的智慧和心血，对今后学校以及院部的建设与发展有着重要的参考和利用价值。

为保存相关历史资料，做好校庆相关资料的归档工作，请各单位（部门）高度重视，认真做好校庆资料的收集、整理工作。现将有关事项通知如下：

一、基本原则

本着对学校历史和未来发展负责的精神，收集工作应坚持真实性、原始性、规范性的原则，对学校有保存价值的各种载体形式的材料做到收集齐全完整，校庆活动结束后统一存放到校综合档案室集中保存，以备日后查考利用。

二、归档职责

1．校综合档案室负责校庆档案的收集归档工作的业务指导，并接收各归档部门档案的移交；

2．各校庆工作专门机构、专门小组的牵头单位、部处、各院部是校庆档案收集归档工作的责任单位，其分管档案工作的领导是收集归档工作的责任人，兼职档案员具体负责校庆档案的收集归档工作。

三、归档范围

凡是在校庆工作中（筹备和庆典阶段）产生的，有保存利用价值的各种形式的文字、图表、实物、声像等材料都应当归档保存。下面所列的归档范围仅作为参考。

1、中国体彩票app下载开展校庆活动的决定、通知及庆典方案、公告等文件材料；

2、学校及学院校庆活动指南、日程安排、校庆简报；

3、邀请函、感谢信等样本（实物）；

4、各项活动的会议议程、主持辞、各级领导和代表讲话稿 ；

5、贺电、贺信、领导题词等；

6、校友录、嘉宾名册及签名簿 ；

7、校友会相关资料；

8、学校及学院庆祝活动的宣传报道、画册、宣传片、宣传展览资料等；

9、学校及学院庆祝活动标志、纪念章、纪念物样品（实物）；

10、学校及学院反映校庆活动的照片、录音、录像（包括庆祝大会、文艺晚会、学术会议等）；

11、捐赠的礼金、礼品清单，捐赠的礼物（实物或照片）等；

12、学校及学院为校庆编辑出版的出版物如校史、书刊、杂志等 ；

13、各工作组及学院执行校庆活动方案的工作安排 ；

14、为校庆组织的有关论坛、报告等庆典活动材料 ；

15、各新闻媒体对中国体彩票app下载校庆活动的宣传报道材料 ；

16、其它有归档价值的材料 ；

注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件刻录成光盘归档（文件名即文件标题），实物要拍照并附说明。

三、归档、移交要求

1．材料收集应齐全完整。齐全是指各种有保存价值的、各种载体的材料收集齐全，完整是指成套性的如某一学术活动、庆典活动形成的文件材料要完全。

2．纸质、电子文件双备份。凡是有与归档纸质文件相应的电子文件的都应归档。校庆网页应按照网页形式归档，以便今后能够使用。

3．整理规范。按照档案管理的要求进行规范整理。

4．归档及时。校庆专题档案，要求在校庆结束一个月以内，即11月23（周二）日以前向学校综合档案室移交。

联系电话：3810992，邮箱：danganshi109@163.com。

附件：开封大学30周年校庆归档文件清单.doc

综合档案室

2010.11.2